Toderelt.ru

ПК Журнал ТодерельТ
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Лайфхак: как работать с Google Docs

Лайфхак: как работать с Google Docs

Сейчас многие пользуются Google Docs, чтобы упростить личную и командную работу с файлами. Сервис почти полностью заменяет Word и Excel, не требует скачивания программы на компьютер и хранит всю информацию в облаке на гугл-диске.

Еще один важный плюс гугл-докс — возможность установки мобильного приложения (ios, android) и работа через смартфон. Через приложение создать или отредактировать файл можно в любое время и в любом месте.

Авторы статей «Сарафана» работают именно через гугл-докс, чтобы наши редакторы могли не только скорректировать материал начинающих авторов, но и внести комментарии и разъяснения. Мы подготовили инструкцию по работе с гугл-докс, чтобы вам было проще начать пользоваться данным сервисом.

Создание аккаунта

Чтобы написать статью в гугл-докс, у тебя должен быть гугл-аккаунт. Если ты пользуешься Gmail, гугл-картами или YouTube, то у тебя скорее всего есть гугл-аккаунт. Ты всегда можешь восстановить учетную запись, если не помнишь свои данные.

Создание документа

После регистрации учетной записи ты можешь приступать к работе. Гугл-докс позволяет создавать документы (word), таблицы (excel), презентации (powerpoint) и формы (анкеты). В данной статье мы расскажем именно о создании документов.

Интерфейс сервиса представляет упрощенный Word, поэтому разобраться в нем будет несложно. Большинство функций можно найти интуитивно, а если потребуется расширенный функционал, всегда можно отредактировать документ на компьютере и загрузить в гугл-докс.

Чтобы создать новый документ:

  1. Откройте Google Docs;
  2. Нажмите плюсик, чтобы создать документ «Создать документ».

Или ты можешь создать документ, перейдя по ссылке.

Настройки доступа

Чтобы мы смогли не только просматривать документ, но и комментировать и редактировать его, нам нужен доступ. Чтобы открыть доступ другому пользователю, открой необходимый файл и выбери «Настройки доступа» (Share). Отметь первый пункт «Редактировать могут все, у кого есть ссылка» (Anyone with the link can edit). Затем скопируй ссылку (Copy link), нажми «Готово» (Done) и отправь ссылку нужному пользователю.

История комментариев

Прелесть гугл-докс в том, что другие пользователи могут оставлять свои комментарии к конкретным местам в документе. При проверке статей наши редакторы оставляют комментарии авторам там, где нужно что-то исправить, добавить или убрать. Например, когда нужно добавить гиперссылку, убрать стоп-слова или объяснить, что не так с текстом автора.

Изучив комментарий редактора, автор может либо принять предложенную корректировку (нажать галочку), либо оставить комментарий в ответ. Для этого нужно нажать на комментарий и ввести ответ в поле «Ответить» (Reply).

Форматирование документа

У Сарафана есть своя редакционная политика, которая предписывает единые правила для оформления всех статей журнала. Стиль текста может меняться в зависимости от автора, но форматирование материалов должно соответствовать единой концепции.

Основные аспекты, на которые автору необходимо обратить внимание при подготовке материала для «Сарафана»:

  • Маркированные и нумерованные списки;
  • Полужирный шрифт;
  • Гиперссылки.

Маркированные и нумерованные списки

Для структуризации текста используются маркированные (с точками) и нумерованные (с цифрами) списки. Нумерованный список используется тогда, когда нам важна последовательность пунктов. Например, в инструкциях:

Как написать статью в «Сарафан»:

  1. Создать гугл-док;
  2. Написать статью;
  3. Настроить доступ для редактора;
  4. Отправить редактору;
  5. Скорректировать статью;
  6. Снова отправить редактору.

Во всех остальных случаях используются маркированные (ненумерованные) списки.

Почему мы используем гугл-докс?

  • Стильно;
  • Модно;
  • Молодежно.

Полужирный шрифт

Используется для выделения главной информации в тексте. Не выделяйте все предложение или абзац целиком. От этого смысл выделения теряется. Выдели текст в статье и нажми на значок «В» в верхней панели инструментов.

Курсив и подчеркнутый шрифт в Сарафане применяются в редких случаях, поэтому лучше их не использовать. При необходимости редактор сам применит такое форматирование.

Гиперссылки

Это когда мы кликаем на текст или картинку и переходим на другую веб-страницу. Чаще всего отображается как синий подчеркнутый текст, но на сайте Сарафана он розовый. Использование гиперссылок помогает читателю быстро перейти на нужную страницу или найти дополнительную информацию. Гиперссылки должны быть вставлены на все, на что можно сослаться: на сайт, группу, личную страницу в ВК, пост, статью, видео и тд.

Прямая вставка текста ссылки в статью запрещена! Это плохо и должно преследоваться по закону. От этого текст становится длинным и нечитаемым.

Сравните:

С 17 по 20 октября Студсовет проведет образовательный выезд «PROJECTOR». Это образовательное мероприятие, на котором участники выезда слушают лекции и мастер-классы, а в конце защищают собственные проекты. В прошлом году проектом-победителем стал Комитет свободных искусств. На Всероссийском конкурсе «Лидер 21 века» он занял 2 место. Чтобы зарегистрироваться, заполните заявку. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с администратором выезда.

Как открыть Docs Google?

Открыть Гугл Документ, с которым вы уже ранее работали тоже довольно просто. Для этого достаточно зайти в аккаунт и открыть диск. сохранить документ гугл докс

Читать еще:  Как вступить в группу в Facebook (Фейсбуке)

Но есть еще один способ открытия уже готовых документов — с компа вордовский файл можно загрузить в облако гугла. Для этого нужно открыть новый документ, зайти в верхнем левом углу в меню Файл и нажать Открыть. Там указываете путь документа, который хотите открыть в гугле и работаете с ним.

Если доковский файл на компьютере содержит многочисленные диаграммы, графики и таблицы, то в ходе преображения в гугл доке информация может «поплыть».

Использование готовых шаблонов

Шаблон — это предварительно структурированная разметка, которую вы можете использовать, чтобы быстро создавать новые документы. Обычно он содержит форматирование и стиль, поэтому вы можете сэкономить много времени при создании нового проекта. Большинство шаблонов созданы специально, чтобы помочь вам работать с отдельными типами компонентов. Например, вы можете использовать такую возможность, чтобы быстро создать резюме или информационный бюллетень.

Google Drive Template Gallery

Большое количество шаблонов вы можете найти в библиотеке Гугл под названием Google Drive Template Gallery. Она находится по адресу drive.google.com/templates. Для того чтобы воспользоваться шаблоном, сделайте следующее.

  1. Зайдите по вышеуказанному адресу.
  2. Вы увидите шаблоны, разбитые по категориям.
  3. Выберите тот, что вам подходит или который вы хотите рассмотреть поближе. Нажмите на него.
  4. Будет создан новый компонент, содержащий этот шаблон. Вы можете сразу начать с ним работать, заполняя его собственной информацией с сохранением форматирования, установленного для этого файла.
  5. Не забудьте изменить название элемента на собственное.

Форматирование документов в Google Docs

В дополнение к параметрам панели ленты для отступа или выравнивания блоков текста влево / вправо и регулировки межстрочного интервала, есть несколько других полезных функций, которые помогут вам с форматированием документов в Документах Google.

Как изменить поля в Google Документах

Во-первых, что, если вам не нравятся поля в выбранном вами шаблоне? Изменить поля в документе с помощью Google Docs очень просто.

Чтобы получить доступ к настройкам полей страницы, выберите Файл и Настройка страницы.

В окне «Параметры страницы» вы можете изменить любые из следующих параметров форматирования документа.

  • Установите документ как книжный или альбомный
  • Назначьте цвет фона для страницы
  • Отрегулируйте верхнее, нижнее, левое или правое поля в дюймах

По завершении нажмите кнопку ОК, и форматирование страницы вступит в силу немедленно.

Установите выступ в Документах Google

Один из вариантов форматирования абзаца, с которым люди часто сталкиваются в Документах Google, — это первая строка или выступающий отступ. Отступ первой строки — это то место, где предназначена только первая строка абзаца. Висячий отступ — это то место, где первая строка является единственной не с отступом.

Это сложно потому, что если вы выберете первую строку или весь абзац и воспользуетесь значком отступа на ленте, отступ будет выполнен для всего абзаца.

Чтобы получить первую строку или висячий отступ в Документах Google:

  1. Выберите абзац, в котором вы хотите сделать выступ.
  2. Выберите меню «Формат», выберите «Выровнять и отступ», а затем выберите «Параметры отступа».
  3. В окне «Параметры отступа» измените «Особый отступ» на «Вывешивание».

По умолчанию будет установлено значение 0,5 дюйма. При желании измените это и выберите Применить. Это применит ваши настройки к выбранному абзацу.

Пример ниже — выступ.

Как пронумеровать страницы в Google Документах

Последняя функция форматирования, которую не всегда легко понять или использовать, — это нумерация страниц. Это еще одна функция Google Docs, скрытая в системе меню.

Чтобы пронумеровать страницы Документов Google (и формат нумерации), выберите меню «Вставка» и выберите «Номера страниц». Откроется небольшое всплывающее окно с простыми параметрами форматирования номеров страниц.

Здесь есть четыре варианта:

  • Нумерация на всех страницах вверху справа
  • Нумерация на всех страницах справа внизу
  • Нумерация справа вверху, начиная со второй страницы
  • Нумерация справа внизу, начиная со второй страницы

Если вам не нравится ни один из этих вариантов, выберите Дополнительные параметры.

Следующее окно позволит вам разместить именно там, где вы хотите, чтобы нумерация страниц шла.

  • В верхнем или нижнем колонтитуле
  • Стоит ли начинать нумерацию с первой страницы
  • С какой страницы начать нумерацию страниц

По завершении нажмите Применить, чтобы применить выбранные вами параметры нумерации страниц.

Иногда работа в документе ведётся несколько дней: я пишу статью, маркетолог вносит правки, я правлю правки, маркетолог оставляет новые комментарии… Случается, я удаляю комментарий и потом вспоминаю, что забыла учесть его.

К счастью, Google хранит все версии документа. Вы сможете обратиться к истории и найти нужный комментарий, даже если коллега оставил его неделю назад. Все они хранятся в истории версий.

Читать еще:  Браузер Pale Moon на русском — преимущества и особенности

Нажмите на текст — в правой части документа откроется история версий.

Выберите любую версию, нажмите на неё. Вы увидите, каким был документ в тот момент. Удалённые или добавленные части будут выделены зелёным шрифтом или зачёркнуты.

Вы можете скопировать предложения, которые случайно удалили из новой версии, или восстановить прежнюю версию. В первом случае скопируйте текст клавишей Ctrl + С и нажмите на стрелочку назад. Во втором нажмите на кнопку «Восстановить эту версию».

Создание документа в Google Docs

Создание документа в Google Docs

У каждого инструмента в сервисе есть собственная страница и представление, а также доступ через Google Drive.

Чтобы создать тот или иной документ, перейдите на главную страницу Google диска и в специальном меню выберите тип документа:

Также вы можете перейти на страницу инструмента — например, Google Документов , и получить больше опций для создания документов и работы с имеющимися.

Наконец, документы можно создавать прямо с десктопа. При установке Google диска на компьютер, вы параллельно устанавливаете доступы к инструментам работы с Google документами.

Ярлыки, ведущие на веб-страницы инструментов в браузере, можно расположить в удобном месте — на рабочем столе или в панели управления, чтобы одним кликом открывать окно браузера с главной страницей инструмента.

Вместе с тем, Google предлагает удобные приложения для телефонов. Скачав каждый инструмент по отдельности, можно работать с документами в любом месте, имея под рукой один смартфон.

Все вычислительные операции выполняются на сервере Google, поэтому от устройства не потребуется высокой мощности. То же относится и к десктопам — не обязательно покупать компьютер, укомплектованный 32 Гб оперативной памяти, чтобы проводить операции с миллионами строк в Excel, когда есть Google таблицы, хотя и там есть ограничения.

Как использовать Google Docs

Вы можете использовать Документы Google так же, как документы Word. Создавайте новые документы, используйте шаблоны Google Docs, делитесь документами с вашей командой и сотрудничайте в режиме реального времени. Мы покажем вам основы здесь.

Как создать Google Doc

Чтобы создать новый Google Doc, сначала перейдите на docs.google.com и войдите в свою учетную запись Google. Находясь на стартовой странице Документов Google, вы можете создать новый пустой документ или выбрать шаблон. Из существующего Google Doc вы также можете перейти на Файл> Создать> Документ или же Файл> Создать> Из шаблона сделать то же самое.

Как сохранить документ Google

Вам никогда не придется сохранять документ Google, потому что Google автоматически сохраняет ваши документы на вашем Google Диске, компоненте онлайн-хранилища.

Google Online Office Suite. Следовательно, вы не найдете кнопку Сохранить.

Как скачать Google Docs

Скачать Google Docs

Google хранит ваши документы на Google Диске. Чтобы загрузить Google Doc на свой компьютер, перейдите на Файл> Скачать как и выберите нужный формат файла.

Как отправить в Google Документ по электронной почте

Отправить документ Google по электронной почте

Если вы хотите загрузить документ, потому что хотите отправить его по электронной почте, вы можете сделать это прямо из документа. Идти к Файл> Электронная почта как вложение, выберите формат файла, который вы хотите прикрепить, и заполните стандартные данные электронной почты.

Как поделиться Google Doc

Однако, вместо того, чтобы отправлять документ по электронной почте, мы рекомендуем поделиться им. Это потому, что совместное использование позволяет всем видеть и работать над одной и той же версией документа. Таким образом, вы избегаете создания конфликтующих копий или дублирования вашей работы. Как упоминалось ранее, получателю не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документа.

Чтобы поделиться Документом Google из документа, нажмите Поделиться Кнопка в правом верхнем углу. Теперь у вас есть несколько вариантов:

  1. Нажмите на Получите доступную ссылку в правом верхнем углу. Ссылка будет скопирована в ваш буфер обмена. и рядом с Любой, у кого есть ссылка, настроить уровень доступа по умолчанию можно посмотреть в можно редактировать или же можете прокомментировать. Если вы вносите изменения, нажмите Копировать ссылку обновить копию в буфере обмена. В том же меню вы также можете отключить опцию обмена ссылками, то есть только определенные люди могут получить доступ к документу.
  2. Введите имена или адреса электронной почты желаемых получателей. Обратите внимание, что уровень доступа по умолчанию с этим методом можно редактировать. Нажмите значок пера справа, чтобы изменить это на можно посмотреть или же можете прокомментировать.
  3. Нажмите продвинутый в правом нижнем углу, чтобы делиться напрямую с Gmail, Google Plus, Facebook или Twitter, управлять обменом ссылками, приглашать людей и контролировать настройки владельца, например запретить коллегам редакторам изменять доступ и добавлять новых людей.
Читать еще:  Как найти музыку из видео в Инстаграм

Если вы хотите поделиться копией своего Google Doc

с несколькими соавторами, потому что вы не хотите, чтобы они вносили изменения в исходный документ, вы также можете использовать этот трюк «сделать копию»

чтобы сэкономить себе работу.

Как отслеживать изменения в Google Docs

Когда вы часто вносите изменения в свои Документы Google или делитесь ими с другими, вы можете отслеживать изменения.

История версий

Google Docs делает это автоматически, отслеживая историю версий вашего документа. Идти к Файл> История версий> Просмотреть историю версий развернуть меню, в котором перечислены все изменения, которые Google отслеживает для вашего документа. Вы увидите, когда были внесены изменения, кто их сделал, и все они выделены в документе.

Смотрите историю версий

Вы можете даже назвать текущую версию легко отменить изменения, сделанные после. Либо идти в Файл> История версий> Имя текущей версии, введите имя и нажмите Сохранить. Либо перейдите в меню истории версий и нажмите на дату или имя версии, чтобы переименовать ее. В меню истории версий вы можете включить показывать только именованные версии (см. скриншот выше).

Назовите версию

История версий является основной формой отслеживания изменений. Вы можете восстановить версии документа, выбрав его и нажав Восстановить эту версию кнопка. То, что вы не можете сделать, это принять или отменить отдельные изменения в каждой версии. Если вам нужна эта функциональность, вам нужно использовать другую функцию: режимы.

Режим предложения

Документы Google поддерживают три разных режима: редактирование, Советовать, а также Просмотр. Редактирование является режимом по умолчанию. Чтобы переключиться в другой режим, перейдите к Вид> Режим или щелкните значок пера в дальнем правом углу меню инструментов. Чтобы контролировать отдельные изменения, используйте Предлагая режим.

Когда вы вносите изменения в режиме предложения, вы увидите комментарий в правой части документа с возможностью принять или отклонить предложение. Вы также можете написать ответ, чтобы обсудить каждое изменение. Все изменения, сделанные в этом режиме, отслеживаются индивидуально под соответствующей версией документа в истории версий. Таким образом, у вас есть возможность просмотреть и восстановить отклоненные изменения, хотя вам придется восстановить эту версию документа, то есть вы потеряете все последующие изменения.

Совет: Чтобы заставить ваших соавторов использовать режим предложения, установите для них доступ к можете прокомментировать при обмене документом.

Как распечатать из Google Docs

Печать из Google Документов

Печать из Google Docs работает так же, как и печать любого другого документа на вашем компьютере. Чтобы распечатать документ Google, откройте документ, а затем перейдите к Файл> Печать или нажмите Ctrl + P Сочетание клавиш или нажмите значок печати в меню инструментов.

Каждое из этих действий откроет ваше меню печати. Отсюда выберите свой принтер и настройки и распечатайте, как обычно.

Как редактировать Google Документы в автономном режиме

Чтобы редактировать свои Документы Google в автономном режиме, вам нужно выполнить несколько основных условий. Во-первых, вы должны быть онлайн при настройке автономного доступа. Вам также необходимо использовать Google Chrome вне режима инкогнито, установить и включить расширение Google Docs Offline Chrome и иметь достаточно свободного места для хранения своих файлов.

Как только это будет сделано, перейдите на docs.google.com, щелкните меню гамбургера в правом верхнем углу, перейдите к настройки, и убедитесь, что ползунок рядом с Не в сети находится в На положение (см. скриншот ниже).

Автономный режим в Документах Google

Теперь каждый документ, с которым вы начинаете работать, также будет доступен в автономном режиме на вашем компьютере; по крайней мере временно. Значок вспышки рядом с именем документа означает, что вы не в сети. Любые внесенные вами изменения будут синхронизированы после повторного подключения к Интернету.

начинающий

При включенном расширении Документов Google в автономном режиме вы можете просматривать список всех ваших документов на сайте docs.google.com даже в автономном режиме. Все документы, постоянно доступные в автономном режиме, будут отмечены значком галочки. Нажмите трехточечное меню для управления Доступно в автономном режиме вариант.

начинающий

Расширение Google Docs Offline также будет кэшировать все открытые вами документы. Если вы потеряете подключение к Интернету, у вас будет доступ даже к тем документам, которые явно не доступны в автономном режиме. В этом случае вы можете навсегда сделать документ доступным в автономном режиме, даже если вы не в сети. Между тем, эти документы, не кэшированные и недоступные в автономном режиме, будут выглядеть отключенными.

Для резервного копирования и синхронизации файлов Google Docs на вашем компьютере или мобильном устройстве вы также можете использовать инструмент резервного копирования и синхронизации Google Drive.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector