Toderelt.ru

ПК Журнал ТодерельТ
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как открыть доступ к Google Форме

Как открыть доступ к Google Форме

Как открыть доступ к Гугл Форме

Google Формы – популярный сервис, предоставляющий возможность удобного создания всевозможных опросов и анкетирования. Для полноценного его использования недостаточно просто уметь создавать эти самые формы, важно еще и знать, как открыть к ним доступ, ведь документы подобного типа ориентированы на массовое заполнение/прохождение. И сегодня мы расскажем о том, как это делается.

Решаем проблемы

Сразу скажу, что это не единая таблетка от всех заболеваний, но практический кейс как можно интегрировать Google Forms с Google Analytics, то есть инструкция для знакомства с технологией.

  • Создание новой форму
  • Получаем ссылку для публикации формы с предзаполненными данными
  • Создаем таблицу для сбора результатов опроса
  • Добавляем скрипт для синхронизации с Google Analytics
  • Подключаем форму на сайт
  • Настраиваем цель в Google Analytics

Имей в виду, что Gmail не только защищает от входящего спама, но и ограничивает рассылку исходящего. Больше 500 писем за сутки с помощью Google Apps Script не выйдет.

С помощью Google Apps Script можно переводить текстовые строки с одного языка на другой. Пример:

Коды для языков можно посмотреть в адресной строке сервиса Google Translate.

Если выделить код и нажать <Shift + Tab>, то магическим образом расставятся все отступы для условий, циклов, объявленных функций и всех других мест, где им положено быть.

Эта статья представлена в Уровень 2. Пользователи среднего уровня учебный курс Получите максимум от этого учебного курса, начав с самого начала.

Кому доступна эта возможность?

Создавать и изменять формы могут владельцы и администраторы таблиц.

Отправлять данные с помощью формы может любой пользователь, имеющий доступ к ней. Для создания и изменения форм необходима лицензия. В пробной версии Smartsheet можно создавать формы, но нельзя предоставлять к ним доступ.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Вы можете создавать формы для сбора и упорядочения информации в Smartsheet и предоставлять к ним общий доступ. После того как вы создали форму и предоставили к ней общий доступ, при каждой её подаче пользователями данные добавляются в начало или конец таблицы в виде новой строки.

Например, с помощью форм можно собирать результаты опросов, принимать запросы проектов и заказы продуктов.

Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может с её помощью отправлять информацию в таблицу.

Данные, полученные из форм, всегда добавляются в виде новых строк. Если вам нужно дать кому-то возможность изменить существующую строку, отправьте пользователю запрос изменения. Дополнительные сведения см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Для оптимальной отправки данных с мобильного устройства открывайте формы в мобильном приложении для iOS или Android.

Создание формы

    Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.

В левом верхнем углу таблицы выберите пункты Формы > Создать форму.

При создании формы в неё автоматически добавляются все столбцы таблицы (кроме системных). Каждое поле работает согласно типу соответствующего столбца.

Для списков контактов и раскрывающихся списков предусмотрен флажок Только значения из списка. Если он установлен, отправляющий форму пользователь сможет выбрать только значения из столбца.

Читать еще:  Windows 7: как отключить гибернацию?

Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.

По умолчанию название формы соответствует имени таблицы, а поля формы — именам соответствующих столбцов таблицы.

Построитель форм

Предпросмотр и предоставление доступа к форме

  1. Выберите Открыть форму, чтобы просмотреть форму и проверить, всё ли в ней правильно настроено.
    После просмотра формы можно закрыть вкладку браузера, на которой она открыта.
  2. Выберите Поделиться формой, чтобы отправить ее в сообщении электронной почты из Smartsheet, скопировать ссылку на неё или внедрить её на панель мониторинга или веб-страницу.
  3. Щёлкните стрелку возврата в левом верхнем углу редактора форм, чтобы закрыть его и вернуться к таблице.

Имя созданной формы будет отображаться в диспетчере форм, в котором можно распространять формы, просматривать их свойства и выполнять другие действия.

После предоставления общего доступа к форме пользователи смогут отправлять данные в вашу таблицу. При каждой отправке данные будут добавляться в новую строку.

Даже если отредактировать форму, ссылка останется прежней. Изменения отобразятся в форме после их сохранения.

Как пользоваться Google Формами

Если вы знакомы с MS Word, разобраться с сервисом не составит труда. Интуитивно понятный интерфейс позволяет буквально за пару кликов создать документ и переслать его адресату. При этом скачивать форму не нужно – она хранится в «облаке» и доступна с разных устройств по ссылке.

При создании формы вы увидите горизонтальную панель с тремя иконками: «Настроить тему», «Просмотр» и «Настройки».

Google Формы: главная панель сервиса. Скриншот с экрана.

Google Формы: главная панель сервиса. Скриншот с экрана.

Тема задает шапку формы и фон. Во вкладке «Настроить тему» предлагается выбрать однотонную заливку формы или воспользоваться каталогом тем. Одно из очевидных преимуществ Google Форм – возможность создать собственный дизайн документа, в том числе:

  • загрузить фото или логотип (в этом случае сервис автоматически предложит подходящую цветовую гамму);
  • добавить изображение или видео в текст формы, вопрос или ответ (значок «Добавить изображение»);
  • загрузить видео с Google Диска, Google Поиска, через ссылку или с камеры.

Вкладка «Предпросмотр» продемонстрирует, как ваши адресаты увидят форму. Эта кнопка пригодится в конце формирования опроса.

Google Формы: пример оформления. Скриншот с экрана.

Google Формы: пример оформления. Скриншот с экрана.

Во вкладке «Настройки» можно задать параметры формы. Обратите внимание на пункт «Отправлять форму не более одного раза» – он позволяет исключить боты и искусственную «накрутку» показателей. Сервис идентифицирует участников опросов пользователя по Google аккаунту и не разрешает отвечать на опрос более одного раза с одного аккаунта.

В «Тестах» можно указать количество баллов при ответе на вопросы и впоследствии оценить прохождение теста каждым участником.

Google Формы: пример оформления. Скриншот с экрана.

Google Формы: пример оформления. Скриншот с экрана.

«Google Формы незаменимы для регистраций и сбора обратной связи, а для голосований нам больше подходят сервисы «ВКонтакте». Самые очевидные плюсы форм: возможность провести тестирование и настроить все по своему усмотрению. Также я бы отметила удобные функции редактирования и приема ответов несколькими людьми», – резюмирует Анна Ждановская.

Автоматизация работы с пользователями

Если Вам нужно просто собрать какую-то информацию (например, адреса пользователей), то самой Google-формы будет вполне достаточно. Однако, в последнее время популярными становятся схемы, когда после заполнения формы пользователю следует, например, передать ссылку на скачивание файла. Разумеется, этот процесс желательно автоматизировать, особенно когда счет пользователей идет на десятки и более.

Читать еще:  Как с компьютера убрать пароль для входа в Windows?

Пример заполнения формы

Рассмотрим данную задачу на примере простой Google-формы. Для этого создадим тестовую заготовку:

Как автоматически отправить письмо из формы Google Form | Dystlab Store

Рис. 1. Пример простой Google-формы

После создания формы, Google попросит Вас связать ее с формой ответов (электронной таблицей). Делаем это.

А если попытаться обойтись без скрипта?

Далеко не все любят программировать. Если Вы хотите настроить автоматизацию в визуальном режиме, без кода, можно воспользоваться дополнениями к Google Forms:

Как автоматически отправить письмо из формы Google Form | Dystlab Store

Рис. 2. Как выбрать и установить дополнение к Google-форме

Откровенно говоря, витрина дополнений к Google Forms выглядит грустно: всего пара десятков дополнений, из которых абсолютно бесплатны лишь несколько. Да и функционал их не всегда отвечает поставленным задачам, поэтому я все же рекомендую настраивать автоматизацию с помощью существенно более гибкого (и бесплатного!) инструмента — специального языка программирования Google Script.

Язык программирования (скрипт) Google Script охватывает все основные процессы внутри Вашего облака посредством собственного API. Синтаксически скрипт — достаточно прост и позволяет разрабатывать приложения на основе сценариев с расширением .gs (JavaScript).

Покажем на предыдущем примере, как автоматизировать отправку сообщения тому, кто заполнил нашу тестовую форму.

Работа с таблицей ответов

Данные, которые пользователи будут вводить в поля Google-формы, сохраняются в электронной таблице Google Spreadsheet (облачный аналог MS Excel). Чтобы данные записались в таблицу, нужно запустить форму на выполнение (кнопка «Открыть форму»):

Как автоматически отправить письмо из формы Google Form | Dystlab Store

Рис. 3. Пример ввода данных в форму

После нажатия кнопки «Готово» возвращаемся в исходник формы и нажимаем «Просмотреть ответы». Данные каждого нового пользователя будут записаны в отдельную строку:

Как автоматически отправить письмо из формы Google Form | Dystlab Store

Рис. 4. Данные пользователя сохранены в таблице

Сценарии общего доступа к разрешениям

В процессе совместной работы в форме или тесте может потребоваться отредакировать разрешения на совместное использование. Вот несколько распространенных сценариев, в которых можно столкнуться с важными сведениями о каждом из них.

Если вы преподаватель, который использует Microsoft Teams для назначения тестов учащимся, другие преподаватели в канале Teams будут автоматически добавлены в качестве соавторов во все группы, созданные для этой группы. Если вы автор исходной формы, созданной в канале Teams, и решили удалить ссылку для совместной работы (с помощью значка Корзина удалить), преподаватели в канале Teams останутся соавторами и смогут получить доступ к вашей форме по этой ссылке для совместной работы.

Если с помощью веб-части Microsoft Forms встраить форму на страницу SharePoint и выбрать для нее результаты, SharePoint автоматически создает ссылку на эту форму, и все пользователи с ней смогут просматривать сводку ответов. Если вы работаете над формой совместно с определенными сотрудниками организации, они не смогут встраить ее на страницу SharePoint, если ссылка на нее еще не активна. Если вы уже создали сводную ссылку на форму, соавторы смогут встраить ее на страницу SharePoint и поделиться сводными ответами с любыми другими.

Ваши соавторы могут просматривать и редактировать вашу форму на своих мобильных устройствах. Как владелец формы вы не сможете добавлять или удалять пользователей или группы из списка соавторов с помощью мобильного устройства.

Читать еще:  Как разделить файл PDF на страницы: лучшие программы и сервисы

Примечание: Мы постепенно развертываем новый опыт работы с Forms на мобильных устройствах. Эта функция появится в ближайшее время.

Если вы совместно создаете форму с определенными сотрудниками организации, только вы, как владелец формы, можете создать для нее сводную ссылку, если она еще не существует. Соавторы по-прежнему могут копировать и делиться сводной ссылкой, но не могут сами создавать ее. В других режимах совместной работы, которые не настроены для определенных людей в организации, соавторы могут создавать новые сводные ссылки.

Кроме того, обратите внимание, что если вы поделились ответами на форму с любыми людьми в организации, а затем решите поделиться с определенными людьми в организации, все ссылки общего доступа к сводным данным будут по-прежнему доступны всем как внутри, так и за пределами организации. Вы можете удалить существующую сводную ссылку, чтобы деактивировать ее. Это позволит ограничить доступ к ответам. Для этого переходить на вкладку Ответы > Дополнительные параметры Кнопка дополнительных параметров> Получить сводную ссылку > Удалить ссылку (значок корзины).

Примечание: Вы можете создать новую сводную ссылку, если хотите поделиться ссылкой с новой аудиторией, но она по-прежнему будет доступна всем, кто ее получит.

Предположим, что вы изначально поделились тестом или формой для совместной работы со всеми в организации и создаете ссылку на него для совместной работы. Затем вы решите сотрудничать только с определенными людьми из вашего учебного заведения или организации. Ссылка для совместной работы будет работать для определенных людей, но не для тех, кто потеряет разрешения на вашу форму.

Если вы предоставляете доступ к тесту или форме определенным людям, а затем, например, решите предоставить разрешения на совместное использование для всего учебного заведения или организации, вы потеряете этот список изначально указанных вами людей. Если вы снова переключились на общий доступ для определенных людей, вам потребуется еще раз назначить людей, которых вы хотите добавить в качестве соавторов.

Если вы решите поделиться разрешениями на совместное использование со всеми учебными заведениями или организацией, но ранее создали ссылку для совместной работы только с определенными людьми, эта ссылка будет работать для этих людей, так как они принадлежат к вашему учебному заму или организации.

Содержимое в общедоступных группах может видеть любой человек в вашей организации, и любой из них может присоединиться к группе. Если у вас есть форма группы в открытой группе, ее смогут просматривать и редактировать все ее, даже если вы поделились формой только с определенными людьми.

Если вы открепили форму, доступную вам, на вкладке Мне https://office.com ,вы не потеряете разрешения на эту форму, пока у вас есть неверная ссылка.

Если кто-то из вашего списка разрешений на совместное использование потеряет ссылку на вашу форму, нет необходимости повторно добавлять его в список. Выполните действия, указанные в этой статье, чтобы снова получить ссылку для совместной работы, а затем поделитесь им со своим соавтором.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector