Toderelt.ru

ПК Журнал ТодерельТ
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Данные для сводной таблицы

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Шапка сводной таблицы

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Сведение данных с помощью формулы

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

Объединение таблиц Excel без использования функций и макросов.
Здравствуйте! Меня зовут Сергей, я представляю проект All-Link. Он создан для анализа данных и здорово повышает возможности Excel, Open office и их аналогов. Например, он умеет буквально в несколько кликов объединять таблицы, даже если их много и структура переноса данных в них сложная. Мы хотим выяснить пределы его возможностей и приглашаем вас протестировать функции объединения таблиц на ваших данных и задачах. Подробности здесь — https://a3link.com/merge-tables-ru/
Доступ, разумеется, бесплатный.

Добрый день.. Меня интересует повторяющиеся числа по горизонтали .. число 1 сколько раз повторяется, число 2, число 3, число 4 и вместе от 5 до 8 сколько раз, если не трудно Может Вы мне поможете Спасибо большое, до свидания…

Группировка и фильтрация временных рядов в сводной таблице

Теперь, если мы хотим проанализировать и сравнить продажи товаров по годам, кварталам, месяцам, дням, то нам надо добавить соответствующие поля в сводную таблицу.

Для этого переходим в лист «Данные», и после даты вставляем 3 пустых столбца. Выделяем столбец «Товар» и нажимаем «Вставить».

Важно, чтобы новые добавленные столбцы были внутри диапазона уже существующей таблицы с данными, тогда нам не надо будет переделывать сводную, чтобы добавить новые поля, достаточно её будет обновить.

Вставленные столбцы называем «Год», «Месяц», «Год-Месяц».

Теперь в каждый из этих столбцов добавляем соответствующую формулу для получения интересующего параметра времени:

  • В столбец «Год» добавляем формулу =ГОД(со ссылкой на дату);
  • В столбец «Месяц» добавляем формулу =МЕСЯЦ(со ссылкой на дату);
  • В столбец «Год — Месяц» добавляем формулу =СЦЕПИТЬ(ссылка на год;» «;ссылка на месяц).
Читать еще:  Как сделать дробное число в Word: 4 способа

Получаем 3 столбца с годом, месяцем и годом и месяцем:

сводные таблицы 2007

Теперь переходим в лист «Сводная», устанавливаем курсор на сводную таблицу, вызываем правой кнопкой мыши меню и нажимаем кнопку «Обновить». После обновления в списке полей у нас появляются новые поля сводной таблицы «Год», «Месяц», «Год — месяц», которые мы добавили в простую таблицу с данными:

excel сводные таблицы

Теперь давайте проанализируем продажи по годам.

Для этого поле «Год» мы перетаскиваем в «название столбцов» сводной таблицы. Получаем таблицу с продажами по товарам по годам:

работа со сводными таблицами

Теперь мы хотим еще более глубже «опуститься» на уровень месяцев и проанализировать продажи по годам и по месяцам. Для этого в «название столбцов» перетаскиваем поле «месяц» под год:

пример сводной таблицы

Для анализа динамики месяцев по годам, можем месяцы переместить в область сводной «Название строк» и получить следующий вид сводной таблицы:

сводные таблицы +в microsoft excel

В данном представлении сводной таблицы мы видим:

  • продажи по каждому товару в сумме за целый год (строка с названием товара);
  • более подробно продажи по каждому товару в каждом месяце в динамике за 4 года.

Следующая задача, мы хотим убрать из анализа продажи за какой-то месяц (например, октябрь 2012 года), т.к. данные о продажах у нас еще не за полный месяц.
Для этого в область сводной «Фильтр отчета» перетащим «Год — месяц»

создание сводных таблиц +в excel

Нажимаем на появившейся над сводной фильтр и ставим галочку «Выделить несколько элементов». Затем в списке с годами и номерами месяцев снимаем галочку с 2012 10 и нажимаем ОК.

эксель сводные таблицы

Таким образом вы можете добавлять новые параметры изменения времени и делать анализ тех временных отрезков, которые вам интересны и в том виде, в котором вам это надо. Сводная таблица рассчитает показатели по тем полям и фильтрам, которые вы установите и добавите в неё в качестве интересующего поля.

Построение отчета сводной таблицы

Наша задача состоит в том, чтобы перетаскивать поля сводной таблицы в нужную нам область построения (в зависимости от поставленных задач).

Другими словами мы вначале определяем какой именно вид должна принять таблица, а потом исходя из этого распределить поля по областям. Условно говоря сначала понять что мы хотим увидеть по горизонтали и вертикали в таблице, а потом уже ее строить.

К примеру, предположим, что мы хотим проанализировать динамику продаж в штуках по наименованиям товаров в зависимости от магазина. В этом случае, чтобы создать сводную таблицу, нам нужно будет показать продаваемые фирмы и модели по вертикали, а даты по горизонтали, то соответствующие поля в первом случае (фирмы и модели) добавляем в область строк, а во втором (даты) уже в область столбцов. Так как нам нужны продажи, то соответствующее поле добавляем в область значений, а магазин в фильтры.

В итоге мы получим следующий пример сводной таблицы:

Пример 1

Рекомендую вам поэкспериментировать с наполнением областей, после нескольких попыток уверен, что без проблем поймете принцип формирования таблицы.

В динамике добавление полей выглядит так:

Теперь несколько видоизменим постановку задачи и сделаем анализ уже не в разрезе товаров, а в разрезе доходов магазинов по фирмам производителей.

В этом случае магазины и модели отправляются в область строк, дата в область столбцов, а продажи в деньгах — в значения. В результате получаем еще один пример сводной таблицы:

Пример 2

И еще один пример. Проанализируем помесячные продажи в разрезе моделей (даты отправляются в строки, а продажи в штуках и деньгах — в значения):

Читать еще:  Формула ЕСЛИ в Excel 3 условия, для решения задач с проверкой

Пример 3

Как мы видим, в зависимости от поставленной задачи при анализе мы можем получать совершенно разные таблицы (как в 3 примерах выше), хотя они построены на абсолютно идентичных друг другу данных.

Сводную таблицу мы построили, но возникает вопрос что с ней делать дальше когда обновятся данные в исходной таблице.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

  • Выделите любую ячейку в таблице с данными;
  • Нажмите на вкладку “Вставка” => “Сводная таблица”:

вставить сводную таблицу в Excel

  • Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
    • Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.

    создание сводной таблицы в excel

    • Нажмите “ОК”.

    После нажатия кнопки “ОК” таблица будет создана.

    После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

    созданная сводная таблица

    Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

    Как расставить поля

    Теперь давайте определимся, по какому принципу будем анализировать данные. Например, нужно узнать, какой именно продавец, продал какой товар в каждом месяце и на какую сумму.

    Фильтровать данные по выбранному диапазону мы будем по продавцам. То есть — выберем продавца, а в таблице отобразятся проданные им товары. Зажимаем левой кнопкой мыши поле «Продавец» и перетягиваем его в область «Фильтр отчета» . Таблица изменилась, а добавленное поле теперь отмечено галочкой.

    В качестве строк выберем «Товары» . Аналогичным образом перетягиваем нужное поле в область «Названия строк» .

    Обратите внимание, в области можно вставлять по несколько полей. Например, в строках выберем товары и укажем цену. Товары стали выпадающими списками, в которых отображена цена. Если сначала указать цену, а потом товары, то выпадающим списком станет цена. Здесь порядок полей имеет значение.

    Если бы у нас в исходной таблице был столбец «Единицы» . То данная сводная таблица показывала бы, какой продавец, в каком месяце, сколько продал единиц товара по определенной цене.

    В область «Названия столбцов» перетянем поле «Дата» . Чтобы отобразить продажи не за каждый день, а, к примеру, по месяцам, кликните по любой дате правой кнопкой мыши и выберите из меню «Группировать» .

    Дальше выбираем, с какой по какую дату хотим выполнить группировку, и с каким шагом.

    Таблица примет следующий вид.

    Теперь в область «Значения» перетянем поле «Сумма» .

    Как видите, отобразились просто числа, хотя в исходном диапазоне был задан числовой формат ячеек для данного столбца, он также может быть денежный и финансовый. В столбце «Дата» формат ячеек был тоже соответствующий – дата.

    Чтобы это исправить, в сводной выделяем нужный диапазон ячеек и нажимаем правую кнопку мыши. дальше выберите из меню «Числовой формат» .

    В следующем окне выбираем «Числовой» , можете поставить галочку в поле «Разделитель групп разрядов» и нажмите «ОК» .

    Обычно сводную таблицу можно обновить обновленными данными в диапазоне исходных данных. Но если вы добавляете новые данные в исходный диапазон, например добавляете новые данные строк или столбцов в нижнюю или правую часть исходного диапазона, расширяющиеся данные не могут быть добавлены в сводную таблицу, даже если вручную обновить сводную таблицу. Как обновить сводную таблицу с расширением данных в Excel? Методы, описанные в этой статье, могут оказать вам услугу.

    Создание динамической сводной таблицы путем преобразования исходного диапазона в диапазон таблицы

    Преобразование исходных данных в таблицу может помочь обновить сводную таблицу с расширением данных в Excel. Пожалуйста, сделайте следующее.

    1. Выберите диапазон данных и нажмите Ctrl + T ключи одновременно. В открытии Создать таблицу диалога, нажмите OK кнопку.

    2. Затем исходные данные были преобразованы в диапазон таблиц. Продолжая выбирать диапазон таблиц, нажмите Вставить > Сводная таблица.

    3. в Создать сводную таблицу в окне выберите место для размещения сводной таблицы и щелкните OK (В этом случае я размещаю сводную таблицу на текущем листе).

    4. в Поля сводной таблицы панели перетащите поля в соответствующие области.

    5. Теперь, если вы добавляете новые данные в нижнюю или правую часть исходного диапазона, перейдите в сводную таблицу и щелкните ее правой кнопкой мыши, а затем нажмите обновление из контекстного меню.

    Затем вы можете увидеть, что сводная таблица обновляется расширяющимися данными, как показано ниже.

    Создайте динамическую сводную таблицу с помощью функции СМЕЩЕНИЕ

    В этом разделе я покажу вам, как создать динамическую сводную таблицу с помощью функции OFFSET.

    1. Выберите диапазон исходных данных, щелкните Формулы > Имя Manager. Смотрите скриншот:

    2. в Менеджер имен окно, нажмите НОВИНКИ , чтобы открыть Редактировать имя диалог. В этом диалоговом окне вам необходимо:

    • Введите имя диапазона в Имя коробка;
    • Скопируйте приведенную ниже формулу в Относится к коробка;
      =OFFSET(‘dynamic pivot with table’!$A$1,0,0,COUNTA(‘dynamic pivot with table’!$A:$A),COUNTA(‘dynamic pivot with table’!$1:$1))
    • Нажмите OK кнопку.

    Примечание: В формуле ‘динамический поворот со столом’ — это имя рабочего листа, содержащего исходный диапазон; $A$1 первая ячейка диапазона; $ A $ A первый столбец диапазона; $ $ 1 1 это первая строка диапазона. Пожалуйста, измените их на основе вашего собственного диапазона исходных данных.

    3. Затем он возвращается в Менеджер имен В окне отображается новый созданный диапазон имен, закройте его.

    4. Нажмите Вставить > Сводная таблица.

    5. в Создать сводную таблицу в окне введите имя диапазона, указанное на шаге 2, выберите место для размещения сводной таблицы, а затем щелкните значок OK кнопку.

    6. в Поля сводной таблицы панели перетащите поля в соответствующие области.

    7. После добавления новых данных в исходный диапазон данные в сводной таблице будут обновлены путем нажатия кнопки обновление опцию.

    Статьи по теме

    Подсчитайте уникальные значения в сводной таблице
    По умолчанию, когда мы создаем сводную таблицу на основе диапазона данных, который содержит несколько повторяющихся значений, все записи также будут подсчитаны, но иногда мы просто хотим подсчитать уникальные значения на основе одного столбца, чтобы получить правильные результат скриншота. В этой статье представлено несколько методов, чтобы показать вам, как подсчитать уникальные значения в сводной таблице.

    Сделать метки строк на одной строке в сводной таблице
    После создания сводной таблицы в Excel вы увидите, что метки строк перечислены только в одном столбце. Но если вам нужно поместить метки строк в одну строку, чтобы просматривать данные более интуитивно и четко, как вы могли бы настроить макет сводной таблицы в Excel в соответствии с вашими потребностями? Методы, описанные в этой статье, окажут вам услугу.

    Скрыть строки с нулевым значением в сводной таблице
    Скрытие строк, содержащих нулевые значения, в сводной таблице может быть общей потребностью, с которой часто сталкиваются пользователи. После скрытия строк с нулевым значением ваша сводная таблица будет выглядеть аккуратно, а данные также будут подавлены. Пожалуйста, прочтите руководство, чтобы узнать о методах.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector