Сортировка и фильтрация данных в Excel

Сортировка и фильтрация данных в Excel

Excel позволяет отсортировать данные в вашей таблице для более удобной работы с ними.

Для того, чтобы отсортировать данные в Excel необходимо на вкладке данные выбрать одну из следующих кнопок:

Сортировка в Excel

Таким образом вы можете отсортировать ваши дынные по возрастанию или по убыванию (сортировка произойдет автоматически по тому столбцу, ячейка которого выделены), а также настроить более сложную сортировку, указав, какие столбцы и в какой последовательности сортировать.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

• по возрастанию;
• по убыванию;
• по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

• от 0 до 9;
• от А до Я;
• от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.

Как фильтровать данные из нескольких столбцов сразу

В этом примере мы собираемся фильтровать по дате приема на работу и зарплате. Мы будем искать специально людей, нанятых после 2013 года, и с зарплатой менее 70 000 долларов в год.

Нажмите на стрелку рядом с «Зарплата», чтобы отфильтровать любого, кто зарабатывает $70 000 или более в год.

Нажмите «Количество фильтров», а затем «Меньше, чем».

Добавьте «70 000» рядом с «меньше» и нажмите «ОК».

Затем мы собираемся отфильтровать дату приема на работу каждого сотрудника, за исключением тех, кого наняли после 2013 года. Для начала щелкните стрелку рядом с «Дата наняли», а затем выберите «Фильтры дат» и затем «После».

Введите «2013» в поле справа от «после», а затем нажмите «ОК». Это оставит вас только с сотрудниками, которые оба зарабатывает менее 70 000 долларов в год, которые и были наняты в 2014 году или позже.

В Excel есть несколько мощных вариантов фильтрации, и каждый из них настолько настраиваемый, насколько вам нужен. Немного воображения вы можете фильтровать огромные наборы данных только на те части информации, которые имеют значение.

• ›Как запустить ярлыки с лица Apple Watch
• ›Как закрыть все вкладки Safari сразу на iPhone и iPad
• ›5 лучших альтернатив WhatsApp
• ›Как привязать Windows к пользовательским регионам экрана на Windows 10
• ›Сигнал против Telegram: какое приложение для чата лучше всего?

Бирки

• данные
• Excel
• Фильтр
• Сортировать

report this ad

Фильтры и сортировка в Microsoft Excel

MS Excel – это мощнейший табличный редактор, и у него огромнейший арсенал возможностей по работе с данными. В числе этих возможностей – сортировка и фильтрация. Эти возможности вам пригодятся в работе с разными таблицами, которые содержат большие объёмы данных. Они помогут вам проанализировать значимые данные, отследить тенденции роста и спада их значений, вывести на печать только выборочные позиции таблиц. Давайте рассмотрим, как работают фильтры и сортировка в Microsoft Excel.

Функционал фильтрации и сортировки в Microsoft Excel

У Microsoft Excel несколько реализаций функционала фильтрации и сортировки. Если вы создадите форматированную таблицу, т.е. сделаете обычную таблицу с данными, потом выделите её и форматируете как таблицу,

по умолчанию она у вас создастся с интегрированными функциями фильтрации и сортировки. Столбцы с названиями уже будут содержать кнопки выпадающих списков функций фильтрации и сортировки.

Это не всегда удобно т.к. часто нужно компактное размещение таблицы на листе для вывода на печать. И если вы не будете пользоваться фильтрацией, чтобы эти кнопки не занимали место в названиях таблицы и не отвлекали внимание, их можно убрать. Делаем клик на любой ячейке таблицы, идём в меню «Данные», жмём «Фильтр». И всё – кнопки фильтрации и сортировки убраны из таблицы. Этой же кнопкой «Фильтр» мы можем при необходимости вернуть интеграцию фильтрации и сортировки в таблицу. Либо же можно реализовать её для простой неформатированной таблицы. Если вам необходимо только сортировать данные таблицы, можно сделать это с помощью кнопок для сортировки в меню MS Excel «Данные».

Или в главном меню, всё это один и тот же функционал. Здесь также есть кнопка «Фильтр» для включения/отключения интеграции фильтрации и сортировки в таблицу.

Также функционал фильтрации и сортировки будет доступным в контекстном меню на ячейках таблицы.

Сортировка данных в Microsoft Excel

Данные таблицы можно сортировать по возрастанию или убыванию значений ячеек: текстовые — по алфавиту, числовые – по последовательности из чисел, временные – по временной последовательности. Нажимаем на любую из ячеек столбца с данными, по критерию которых мы хотим с вами выстроить таблицу. И жмём в главном меню или меню «Данные» Microsoft Excel кнопку сортировки данных – по возрастанию или убыванию. Если это столбец, например, с ценами, вся таблица выстроится в последовательности увеличения или уменьшения цен в указанном столбце. Если это столбец, скажем, с названиями товаров, таблица выстроится по алфавиту названий товаров в обычном или обратном порядке.

Бóльшие возможности может предложить функция настраиваемой сортировки. Нажмём на данную кнопку.

И здесь мы в качестве критериев для сортировки можем выбрать :

• «Столбец» — тип данных таблицы, т.е. столбцы с названиями данных нашей таблицы ;
• «Сортировка» – значения ячеек, выделения цветным маркером или шрифтом, условное форматирование ;
• «Порядок сортировки» – убывание или возрастание.

Например, у нас в таблице есть особые позиции товара, которые надо постоянно мониторить, мы их отметили жёлтым маркером. Чтобы отсортировать таблицу по строкам с жёлтым маркером, оставляем первый критерий для сортировки по умолчанию, в нашем случае это столбец наименования товара. Второй критерий сортировки выставим цвет ячейки. Для третьего критерия порядка сортировки указываем жёлтый цвет ячеек. И также указываем, что маркированные данные должны быть сверху списка. Жмём «Ок».

И вот: отмеченные маркером позиции таблицы находятся в самом верху.

Фильтрация данных в Microsoft Excel

Для фильтрации данных, как упоминалось, нужны интегрированные в таблицу функции фильтрации и сортировки. Если в вашей таблице их нет, повторимся, в главном меню или меню «Данные» Microsoft Excel нужно нажимать на кнопку «Фильтр». Если у вас таблица с большим объёмом данных, с помощью фильтра в таблице Excel можете убрать какие-то строки и оставить лишь нужные. И таким образом сделать информацию более удобной для анализа или печати.

Работает фильтр очень просто: в выпадающем списке столбца с данными, где мы хотим убрать отдельные из них, нажимаем на выпадающий список и работаем с фильтром. Например, вот тот же случай, когда у нас есть отмеченные маркером особо важные позиции таблицы. И чтобы отобразить у нас в таблице только их, в выпадающем списке столбца жмём «Фильтр по цвету». Укажем цвет маркера, в нашем случае жёлтый. И в таблице отобразятся только маркированные данные. Чтобы убрать фильтр, в выпадающем списке этого же столбца нажмём «Удалить фильтр из столбца…».

В столбцах с числовыми данными нам будут доступны числовые фильтры. С их помощью можем убрать из таблицы, например, данные с маленькими суммами. Нажмём на выпадающий список столбца с интересующими нас цифрами, жмём «Числовые фильтры», выбираем «Больше».

И укажем цифру, скажем, 100. Т.е. мы хотим скрыть товарные позиции с сумами меньше 100 руб. Вписываем данную цифру или можем выбрать варианты сумм из выпадающего списка фильтра. Жмём «Ок».

И всё: позиции таблицы с сумами менее 100 руб. теперь скрыты. Чтобы вернуть их назад, удаляем фильтр в этом же столбце.

Работа с фильтром текстовых данных аналогична. В столбце с наименованиями позиций товара нажмём выпадающий список, выберем «Текстовые фильтры», жмём «Содержит».

И укажем слово-фильтр. Например, мы хотим видеть в таблице только позиции по кофе. Вписываем слово «кофе», жмём «Ок».

И таблица отфильтрована по этому слову в названиях товаров.

По такому же принципу, мы можем отфильтровать позиции товара, которые не содержат каких-то слов или букв в названиях, начинаются или заканчиваются с каких-то букв. Убирается текстовый фильтр так же, как и цветной и числовой.

Как убрать фильтр в таблице

1. Чтобы вернуть скрытые данные и удалить параметры фильтрации столбца щелкаем по значку фильтра в нужном столбце и нажимаем «Очистить фильтр».
   
2. В случае, когда перед вами стоит задача убрать абсолютно все параметры фильтрации в таблице, перейдите в раздел «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Очистить».
   
3. Чтобы в принципе убрать из таблицы фильтр, все в том же разделе «Сортировка и фильтр» щелкаем по кнопке «Фильтр», напротив которого стоит галочка, свидетельствующая о том, что сейчас в таблице активен этот инструмент.
   

Использование быстрых фильтров

С помощью быстрых фильтров можно быстро отображать или скрывать строки, соответствующие определенному значению в столбце. Используя быстрый фильтр в сводной таблице, можно также скрывать (или отображать) группы в полях столбцов и строк.

Выберите столбец или ячейку, наведите указатель на букву столбца, нажмите появившуюся стрелку, затем выберите «Быстрый фильтр».

Чтобы использовать быстрые фильтры в сводной таблице, выберите ячейку заголовка, строку или столбец.

Установите или снимите флажок рядом с данными, которые необходимо отобразить или скрыть.

Совет. Если Вы работаете с большим набором данных и хотите, чтобы отображались только элементы, выбранные в списке в данный момент, нажмите «Показать выбранное».

По завершении нажмите в любой части листа.

Правила быстрых фильтров можно просмотреть на вкладке «Фильтр» в боковом меню .

Как отфильтровать данные из нескольких столбцов одновременно

В этом примере мы собираемся фильтровать по дате приема на работу и зарплате. Мы будем специально искать людей, нанятых после 2013 года с зарплатой менее 70 000 долларов в год.

Щелкните стрелку рядом с надписью «Зарплата», чтобы отфильтровать всех, кто зарабатывает 70 000 долларов в год.

Нажмите «Числовые фильтры», а затем «Меньше».

Добавьте «70 000» рядом с «меньше чем» и нажмите «ОК».

Затем мы собираемся выполнить фильтрацию по дате приема на работу каждого сотрудника, за исключением тех, кто был нанят после 2013 года. Чтобы начать, щелкните стрелку рядом с «Дата приема на работу», затем выберите «Фильтры даты», а затем «После».

Введите «2013» в поле справа от «находится после» и нажмите «ОК». В результате вы останетесь только с сотрудниками, которые зарабатывают менее 70 000 долларов в год и были наняты в 2014 году или позже.

В Excel есть несколько мощных параметров фильтрации, и каждый из них можно настроить так, как вам нужно. Проявив немного воображения, вы можете отфильтровать огромные наборы данных только до тех частей, которые имеют значение.