Toderelt.ru

ПК Журнал ТодерельТ
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как работать с таблицами в PowerPoint

Таблица – удобный способ представления информации. Таблица помогает структурировать информацию. А структурированная, систематизированная информация позволят увидеть динамику. Например, рост или падение показателей.

Пример всем известной таблицы — Периодическая система химических элементов (таблица Менделеева).

Таблицы используют для анализа и отчетов, для представления показателей. Таблицы используют в любых отраслях деятельности. А демонстрация табличных данных – важная составляющая многих презентаций. Поэтому в PowerPoint есть развитые инструменты для работы с таблицами.

Как в Повер Поинте (PowerPoint) сделать таблицу: лучшие способы

В статье рассматриваются простые способы придать диаграммам более презентабельный вид.
По крайней мере, вы узнаете как избежать распространённых ошибок при их оформлении.

Когда вы представляете данные, очень важно, говоря техническим языком, «уменьшить шум и выделить несущий сигнал». Начнем с негативного отношения к сеткам в таблицах. Даже в прекрасных презентациях, где поначалу на них не обращаешь внимания, со временем они начинают раздражать. И это основная проблема шума: он отвлекает от действительно важного.

От сетки на графике избавиться элементарно. Если необходимо применить формат к чему-либо в Excel (на диаграмме или в таблице), то просто выделите это и нажмите кнопки Ctrl+1 (для Mac: Command+1) – откроется диалоговое окно форматирования выбранных объектов.

В нашем случае щёлкаете одну из линий сетки на диаграмме (любую, но верхняя выделит всю область графика) и открываете диалоговое окно форматирования. Дальше выбираемЦвет линии > Нет линий (для Mac: Линия > Сплошная > Цвет: Без линии ).

2. Переместите легенду

По неизвестной причине Excel по умолчанию размещает легенду справа от графика (легенда – пояснительная информация к графику). В большинстве случаев это жутко неудобно. Предпочтительно размещать легенду над или под графиком. Чаще её логичнее оставить сверху, но если информации много или это круговая диаграмма, то опускаем легенду вниз.

Для этого вызываем окошко с настройками форматирования (вы уже должны знать как!) и выбираем нужную позицию в пункте Параметры легенды, у Mac соответственно Размещение > нужный пункт.

Не снимая выделения с легенды, сразу увеличиваем размер шрифта до 12. Выделять сам текст не надо, достаточно выделенного прямоугольника. Оцените сами, что лучше смотрится…

3. Удалите легенду с единственным рядом

4. Добавьте описание в название диаграммы

Распространённая ошибка, встречающаяся на диаграммах маркетологов – отсутствие понятного названия. Пока вы единственный, кто сводит данные вместе, всё, что вы пытаетесь показать, совершенно понятно. Но для остальных это не так очевидно.

Например, для диаграммы приведённой ниже, было бы малоинформативно написать в заголовке только лишь «Показы»:

5. Отсортируйте данные перед созданием диаграмм

Считаем данный пункт достойным особого внимания. Диаграммы, которые создаются из несортированных данных, гораздо труднее читать и интерпретировать.

При показе чего-либо последовательного, такого как количество посещений по дням в течение месяца, или помесячных доходов за год, наиболее логично располагать данные в хронологическом порядке. В отсутствие преобладающего параметра сортировки, принимаем, что данные следует упорядочить по значению.

Читать еще:  Как переместить текст внутри документа Word

Взгляните на диаграмму ниже. Согласитесь, что для сортировки доходов по категориям придётся бегать глазами взад вперёд.

6. Не заставляйте людей наклонять голову

Совет: Если вы хотите разместить на линейчатой диаграмме наибольшие величины вверху, расположите данные соответствующего столбца (в данном случае столбец Показы) в порядке возрастания.

Такой порядок кажется нелогичным, но если этого не сделать, то в верхней части окажутся наименьшие значения. А люди, разумеется, читают таблицы сверху вниз, поэтому предпочтительно располагать важные данные сверху.

7. Приведите в порядок оси

Перед тем как приступим к действиям с ними, уберём линии сетки и легенду. Потом сосредоточимся на пяти распространённых ошибках, встречающихся на осях диаграмм.

Отсутствуют разделители групп разрядов

Если в данных присутствуют числа больше чем 999, необходимо включить разделитель групп разрядов. Лучше всего отформатировать данные прямо в таблице. После этого диаграмма обновится автоматически. В противном случае необходимо снять флажок Связь с источником в окне настроек Формат оси.

Для включения разделителя групп выделите столбец с данными и нажмите кнопку 000 в группе Число. Появится разделитель, и Excel по умолчанию добавит два знака после запятой.

Или же можно открыть диалоговое окно форматирования, нажав стрелочку справа внизу у группы Число.

Загромождённость осей

Вертикальная ось на верхней диаграмме загромождена лишними подписями. Для исправления этого выделите ось и вызовите диалоговое окно. В Параметрах осиустановите переключатель цена основных делений на фиксированный (для Mac_: Формат осей > Масштаб > цена основных делений_). На нижней диаграмме этот параметр изменён с 20 000 на 40 000.

Если нужно более детальное разбиение, подберите шаг любым удобным способом.

Ненужные десятичные знаки

Никогда не включайте десятичные дроби, если все числа – целые (иными словами отсутствуют дробные части). Наиболее часто такое можно увидеть при использовании формата _Денежный, _где встречаются подобные подписи: $20 000.00, $30 000.00, и т.д. Это совершенно бесполезно и только мешает.

Десятичные дроби вместо процентов

Если на оси показаны проценты, форматируйте данные как проценты, не выводите их десятичными дробями. Чем меньше времени придётся тратить на интерпретацию данных, тем более привлекательной будет графика. И даже с процентами не забывайте убрать ненужные дроби. Иначе говоря, не делайте так: 10,00%, 20,00%… Преобразуйте к такому виду: 10%, 20%…

Жуткое форматирование ноля

Последнее неудобство – вывод дефиса вместо 0 в начале вертикальной оси. Это очень распространено. В Интернете можно найти, как работать с пользовательским числовым форматом. Там рассматриваются некоторые любопытные настройки, например, возможность добавлять текст к форматированию с сохранением числовых значений ячейки.

В данном случае нам достаточно изменить формат для 0. Для этого выделяем столбец, из которого берутся данные, потом вызываем диалоговое окно и на вкладке Число, в пункте(все форматы) находим строку «своего», в ней заменяем дефис на 0.

2. Временная ось неправильно отражает целостность периода

Давайте представим ситуацию, когда за первое полугодие на предприятии были продажи только в январе, феврале, апреле и июне. А за март и май продаж не было. На диаграмме слева мы просто не видим этих «провалов».

Читать еще:  Как добавить изображение в презентацию в PowerPoint

Это происходит потому, что Excel интерпретирует месяца в данном случае как категорию, а не как непрерывное измерение, и делает равные засечки для неодинаковых интервалов. Другими словами, для Excel ряд значений «январь, февраль, апрель, июнь» является аналогичным ряду «яблоко, апельсин, банан, персик». В таком случае в источнике данных необходимо явно указывать, что в марте и мае продажи равнялись нулю.

4. Google Slides

  • Платформы: веб, Chrome, Android и iOS.
  • Стоимость: бесплатно.

Сервис Google Slides привлёк огромное количество пользователей, работающих в командах. Всё потому, что разработчики сделали особый акцент на совместном редактировании презентаций, лучше всего проработав онлайн-часть проекта. Вы можете вносить правки в слайды совместно с коллегами в режиме реального времени. Изменения, внесённые каждым пользователем, фиксируются в специальном журнале.

Вместе с тем редактировать и сохранять презентации можно офлайн. Достаточно установить расширение для браузера. В Google Slides вы найдёте большинство основных функций для работы над слайдами, которые присутствуют в PowerPoint. Кроме того, сервис Google прекрасно работает с форматами PowerPoint, очень прост в освоении и доступен бесплатно.

5 приложений, которые помогут создать презентацию на iPhone

Фирменное мобильное приложение Adobe для создания презентаций, отчетов, приглашений, фоторепортажей, простых веб-страниц, объявлений и многого другого. Для его использования не требуются специфические знания или большое количество времени.

Приложение открывает доступ к большому числу кураторских проектов, которые помогут познакомиться с основными инструментами и приемами создания современных презентаций. Они станут вашим вдохновением.

Набор базовых возможностей программы доступен абсолютно бесплатно, а дополнительные включатся после оформления подписки. Именно на это приложение мы рекомендуем обратить внимание активным пользователям других продуктов Adobe и сервиса Creative Cloud.

Загрузить приложение из App Store: [бесплатно + встроенные покупки]

Microsoft PowerPoint

Мобильное приложение для работы с презентациями для тех, кто привык к Microsoft Office. У него хорошо знакомый интерфейс, который точно не вызовет вопросов.

Этот инструмент для создания и редактирования презентаций рекомендуется тем, кто вынужден регулярно работать с сотрудниками, которые используют продукты Microsoft — в данном случае будет меньше вопросов с совместимостью форматов.

С помощью программы PowerPoint вы можете выбрать подходящую тему для своей презентации, добавить на ее страницы фотографии и текст, а потом быстро отправить с помощью нее отчет о проделанной работе, прогноз реализации проекта в будущем и так далее.

Загрузить приложение из App Store: [бесплатно + встроенные покупки]

Haiku Deck

Увлекательное мобильное приложение, созданное одноименным разработчиком для того, чтобы у вас больше никогда не было трудностей в создании презентаций для работы или каких-либо других целей.

С помощью этой программы вы сможете достаточно просто и наглядно преподнести новую идею, проиллюстрировать свою лекцию для студентов или урок для школьников, рассказать неординарную историю или даже побудить получателя к действию.

Среди интересных функций приложения стоит отметить возможность создания презентации на основании специальных тем, которых в данном случае представлено действительно большое количество, а также простое использование диаграмм и графиков.

Читать еще:  Как вставить фотографию в презентацию в разных программах

Загрузить приложение из App Store: [бесплатно + встроенные покупки]

Apple Keynote

Фирменное мобильное приложение Apple, предназначенное для создания презентаций. С помощью него на iPhone или iPad можно быстро переработать информацию в интересный и наглядный вид, снабдив ее анимированными графиками и кинематографическими переходами.

Начните с темы, созданной дизайнерами Apple. После этого добавьте текстовую информацию, изображения, графики, таблицы, диаграммы и другой контент. При желании вы можете работать не в одиночку, а вместе со своими коллегами или друзьями.

С помощью этого мобильного приложения вы можете просто управлять презентацией на своем Mac. Более того, оно позволит организовать онлайн-трансляцию презентации, которую можно будет увидеть на устройствах Apple или сайте iCloud. com, с помощью Keynote Live.

Загрузить приложение из App Store: [бесплатно]

Apple Clips

Еще одно мобильное приложение Apple, которое на этот раз предназначено для создания не презентаций в привычном виде, а небольших видеозаписей с текстом, звуковым сопровождением, различными эффектами и другим контентом.

Короткие видео можно использовать для презентации своей новой продукции, фотоотчета из последнего путешествия, рассказа о своих планах на будущее в популярных социальных сетях, на веб-сайтах и не только.

Программа ориентирована на максимально простое и быстрое взаимодействие с ней. Она может распознавать голос для наложения на видеоряд, а также предлагает шесть десятков музыкальных композиций для дополнения видеозаписей.

Загрузить приложение из App Store: [бесплатно]

Цены, указанные в статье, актуальны на момент публикации материала и могут меняться с течением времени.

Еще Больше Коротких ВидеоУроков по PowerPoint (Уроки за 60 Секунд)

Узнайте больше об инструментах PowerPoint и начинайте накапливать знания по созданию презентаций. У нас есть дополнительные уроки по PowerPoint на Envato Tuts +, или просто посмотрите еще одни короткий видеоурок по PowerPoint:

Примечание: В сегодняшнем уроке мы использовали Шаблон для PowerPoint — Simplicity. Откройте для себя другие варианты презентаций PowerPoint, посмотрев наш Главный Путеводитель по Шаблонам для PowerPoint или посмотрите наши лучше темы для PowerPoint на GraphicRiver.

На заметку!

Управляющие кнопки имеют понятное изображение на низ, поэтому пользователь, работая с презентацией, интуитивно понимает, какое действие должно происходить при нажатии на кнопку. При использовании в презентации управляющих кнопок следует ориентироваться на это и назначать им действия, согласующиеся с изображением на кнопке.

Кратко об авторе:

Шамарина Татьяна Николаевна

Шамарина Татьяна Николаевна — учитель физики, информатики и ИКТ, МКОУ «СОШ», с. Саволенка Юхновского района Калужской области. Автор и преподаватель дистанционных курсов по основам компьютерной грамотности, офисным программам. Автор статей, видеоуроков и разработок.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector